La gestion du temps : un sujet critique à l’ère digitale

Le temps est la seule ressource qu’on ne peut gâcher. Si on y réfléchit bien, on peut perdre de l’argent mais en retrouver un jour (par le travail ou en gagnant à la loterie…), on peut perdre l’accès à une ressource mais finir par trouver une ressource substituable, on peut perdre un collaborateur précieux mais finir par faire en sorte que l’entreprise fonctionne aussi bien après qu’avant (souvenez vous également que les cimetières sont remplis de gens irremplaçables). Par contre si vous perdez une heure ou une journée vous ne la retrouverez plus. Elle est perdu à jamais.

Je m’étais déjà interrogé sur les impacts pas nécessairement positifs du digital et des nouveaux outils de communication et de travail. Ces outils distordent et étirent l’espace temps à un point tel qu’on le croit infini, qu’on croit que parce qu’on peut étendre la journée et le lieu de travail à l’infini on peut faire l’économie d’une réflexion sur le temps perdu au travail en raison d’une organisation ou d’un management défaillant et sur notre propre capacité à gérer notre temps et celui des autres.

Une journée fera toujours 24h. Et notre attention et notre productivité ne seront optimales que 5 à 6h. Voilà la réalité. Mais tout le monde semble s’en moquer. On forme les gens à pleins de chose, on insiste sur un grand nombre de connaissances nouvelles à acquérir mais jamais on entend parler de gestion du temps.

Les technologies nous font oublier le temps alors qu’il est plus important que jamais

Je remets le sujet à l’ordre du jour suite à cette interview de Tom Peters sur l’organisation du XXIe siècle.

Il nous rappelle que pour Peter Drucker le trait principal d’un leader efficace était de faire une chose à la fois. Mais il remarque que les technologies d’aujourd’hui nous donnent la possibilité de faire 73 choses à la fois. Il constate qu’un nombre croissant de managers ressemblent aujourd’hui à des adolescents souffrant de troubles de l’attention, courant sans cesse d’une chose à l’autre, assommés par l’information.

Ironiquement il remarque l’étonnement des gens par rapport à son intérêt pour la gestion du temps. Beaucoup pensent que quelqu’un de son niveau devrait se préoccuper de choses plus importantes alors que pour lui la gestion du temps est la chose la plus importante qui existe.

Rien n’est plus important que la gestion du temps

Si j’en reviens à un sujet qui m’est cher, celui de la gestion du temps à l’ère de la transformation digitale, il est clair qu’il s’agit d’une discipline et de compétences largement négligées. Un sujet vaste car :

1°) Il touche à la gestion de l’information

C’est la réception d’un signal, d’un message qui nous fait nous interrompre, qui nous fait chambouler notre emploi du temps, qui nous ajoute (ou nous suggère à juste titre ou non d’ajouter) des tâches pas forcément utiles et prioritaires. A un moment donné cela demande de choisir ce qu’on va traiter ou non, lire de suite ou non, prioriser ou non. Cela demande également le même effort par rapport à l’information partagée avec les autres. Cela pose enfin la question du rapport signal bruit : même si la serendipité fait soit disant des miracles, quand les individus sont noyés sous l’information ils perdent leur sens des priorités, de ce qui compte et une partie de leur lucidité par rapport à l’organisation du travail.

On gère le temps des autres, les autres gèrent le notre

2°) C’est une discipline collective

A partir du moment où l’on ne travaille pas seul, savoir bien gérer son temps est nécessaire mais pas suffisant. Il est aussi question de la manière dont on gère ou s’accapare le temps des autres et dont les autres s’invitent dans notre temps à nous. Un socle de bonnes pratiques communes, partagées et comprises de tous est indispensable pour éviter des scènes bien connues comme le « mais pourquoi tu n’as pas lu mon email de suite ? » ou le « je suis le chef donc tout le monde doit s’interrompre pour moi, j’impose mon temps sans prendre en compte le plan de travail des autres ».

3°) C’est une question de comportements

Bien sur il y a des choses formelles comme l’organisation des réunions, des projets, du reporting etc. mais on touche également à un sujet très sensible : la personnalité et les comportements de chacun. J’ai coutume de dire que la gestion de l’information et du temps, surtout dans un monde en réseau, c’est quasiment une affaire de politesse. Voir comment on interpelle les autres, la manière dont les emails sont rédigés, dont on passe la « patate chaude », dont on assomme l’autre avec de l’information sans penser à l’effet induit peut vraiment faire peur.

On voit les conséquences du temps mal géré et de l’improductivité comme un signe d’engagement.

4°) Ca n’est pas à la mode

Etre disponible 24/24, sacrifier ses soirées et ses week end est tellement à la mode que vous n’entendrez personne oser dire « il y en a marre », ou en tout cas pas en public sous peine de passer pour un tire au flanc. Pour autant, il faut distinguer entre une capacité à faire face à l’exceptionnel et le fait d’en faire une nouvelle normalité à l’impact plus qu’incertain sur la santé et l’équilibre des individus. Un discours qui en arrange beaucoup et si on y regarde de plus près, beaucoup de ceux qui vantent cette tendance sont ceux qui imposent les choses, pas ceux qui les subissent. Je fais surtout, une fois de plus, un reproche à ces pratiques : elles empêchent de prendre en compte le vrai problème et de le régler. Pourquoi cela n’a-t-il pu être traité dans la journée ? Est-ce que ça ne peut, d’ailleurs, attendre demain. Où le temps a-t-il été perdu ?

Bref, on voit les conséquences du temps mal géré et de l’improductivité comme un signe d’engagement.

Un ami étranger, manager de haut niveau dans un grand groupe,  me disait dernièrement : « quand je vois des gens fiers de quitter le bureau à 21h, bosser tous les soirs et leurs week ends je vois juste des gens incapables de s’organiser et de prioriser. Ou des gens qui ont un problème d’équilibre dans leur vie. En tout cas ça n’est pas bon pour l’entreprise ».

L’entreprise digitale qui néglige la gestion du temps explosera en vol

Entre la culture du présentéisme dans certains pays, les bonnes ou mauvaises manières, la manière dont on perd des journées entières entre des réunions improductives et des emails, le manque de savoir faire personnel en termes de gestion du temps…le chantier est compliqué.

Mais si elle ne se penche pas sur le sujet, l’entreprise digitale, hyperconnectée et générant une quantité croissante d’information et de sollicitations chaque jour explosera en vol. Productivement et humainement.

Par Bertrand DUPERRIN

Source

RH, Transformation Digitale